K-PASS GLOBAL · KOVIA
Chính sách bảo mật
Phiên bản 1.0 · Ngày hiệu lực: sẽ thông báo khi công bố
K-PASS GLOBAL (케이패스글로벌, “chúng tôi”) vận hành KOVIA — thương hiệu dịch vụ dành cho người nước ngoài sống tại Hàn Quốc (trang web, web di động và ứng dụng iOS/Android, gọi chung là “dịch vụ”). Theo Luật Bảo vệ thông tin cá nhân của Hàn Quốc, chính sách này giải thích chúng tôi xử lý thông tin cá nhân nào, vì sao, lưu bao lâu, chia sẻ với ai và cách bạn thực hiện quyền của mình.
1. Đơn vị xử lý thông tin
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Doanh nghiệp | K-PASS GLOBAL (케이패스글로벌) |
| Dịch vụ | KOVIA |
| Người đại diện | 송용권 |
2. Thông tin chúng tôi thu thập và cách thu thập
Chúng tôi chỉ thu thập những gì dịch vụ cần. Mục [Bắt buộc] là cần thiết cho chức năng đó; không có mục [Tùy chọn] bạn vẫn dùng được dịch vụ.
| Khi nào | Thông tin | Cách thu thập |
|---|---|---|
| Đăng ký (web) | [Bắt buộc] ID tài khoản Google, địa chỉ email, tên (tên hiển thị), ảnh hồ sơ (nếu tài khoản Google có) | Đăng nhập bằng Google |
| Đăng ký (ứng dụng) | Đăng nhập bằng Google: như trên. Đăng nhập bằng Apple: [Bắt buộc] ID tài khoản Apple, địa chỉ email (địa chỉ chuyển tiếp do Apple tạo nếu bạn chọn “Ẩn địa chỉ email”); [Tùy chọn] tên (nếu Apple chia sẻ) | Đăng nhập Google hoặc Apple trong ứng dụng iOS/Android |
| Hồ sơ thành viên | [Bắt buộc] biệt danh, quốc tịch, ngôn ngữ, tình trạng cư trú (đang sống ở Hàn Quốc, dự định sang, đã về nước); [Tùy chọn] loại visa (chỉ loại, không hỏi số thẻ), khu vực sinh sống, dịch vụ quan tâm, giới thiệu ngắn | Màn hình chào mừng sau khi đăng ký, Sửa hồ sơ |
| Đồng ý tùy chọn | [Tùy chọn] bạn có đồng ý nhận gợi ý cá nhân và ưu đãi đối tác, và nhận tin tức, nhắc hạn hay không | Màn hình hồ sơ, biểu mẫu tư vấn |
| Đăng ký tư vấn | Họ tên, quốc tịch, đang ở trong hay ngoài Hàn Quốc, kênh liên lạc và ID (ID messenger, số điện thoại hoặc email), ngôn ngữ tư vấn, nội dung yêu cầu, thông tin theo dịch vụ (chương trình học, loại visa, loại thu nhập, ngày dự định xuất cảnh…), xác nhận từ 14 tuổi trở lên, lịch sử đồng ý | Biểu mẫu tư vấn sau khi đăng nhập (PC, di động, ứng dụng) |
| Nộp giấy tờ | Giấy tờ tư vấn viên yêu cầu (bản sao hộ chiếu, bản sao thẻ cư trú, chứng từ khấu trừ thuế…) | Liên kết bảo mật dùng một lần hoặc trang Tư vấn của tôi |
| Kết nối messenger | ID người dùng messenger (chat ID…) và tin nhắn bạn gửi cho chúng tôi qua đó (không lưu tệp đính kèm) | Khi bạn kết nối Telegram, Zalo hoặc messenger khác để nhận thông báo |
| Cộng đồng | Bài viết, bình luận, tin nhắn chat và ảnh của bạn; lượt thích, bài đã lưu, danh sách chặn và báo cáo | Bảng tin và chat |
| Thông báo ứng dụng | Mã thông báo đẩy (push token), nền tảng thiết bị (iOS/Android), phiên bản ứng dụng, ngôn ngữ ứng dụng | Khi bạn cho phép thông báo trong ứng dụng |
| Đăng ký hợp tác | Tên doanh nghiệp, ngành, người liên hệ, điện thoại, email, mã số đăng ký kinh doanh, nội dung | Biểu mẫu hợp tác |
| Báo cáo | Nội dung bị báo cáo, lý do và mô tả (gắn với tài khoản nếu bạn đã đăng nhập) | Báo cáo vi phạm |
| Tự động | Địa chỉ IP, thông tin trình duyệt và thiết bị, thời điểm truy cập và đăng nhập, cookie (mục 11), cách bạn đến biểu mẫu tư vấn (trang đầu tiên, trang giới thiệu, mã banner quảng cáo, PC/di động/ứng dụng) | Trong quá trình sử dụng dịch vụ |
Chúng tôi không hỏi số hộ chiếu hay số thẻ cư trú khi đăng ký hoặc trong biểu mẫu tư vấn. Khi hồ sơ cần giấy tờ, chúng tôi chỉ yêu cầu qua liên kết bảo mật, và trước khi bạn tải lên bản sao giấy tờ tùy thân, chúng tôi xin một sự đồng ý riêng (Điều 24 Luật Bảo vệ thông tin cá nhân) có nêu mục đích, thông tin liên quan, thời gian lưu và quyền từ chối của bạn. Nếu từ chối, chỉ công việc cần bản sao giấy tờ là không thể tiến hành; bạn vẫn dùng được các tư vấn khác. Bản sao được lưu ở dạng mã hóa. Các dãy số trông giống số điện thoại, hộ chiếu, thẻ cư trú hay tài khoản ngân hàng trong bài viết và chat cộng đồng sẽ tự động bị ẩn.
Bài viết và bình luận trên bảng tin ai cũng xem được, kể cả người chưa đăng nhập, và có thể xuất hiện trên công cụ tìm kiếm. Biệt danh và quốc tịch của bạn hiển thị cùng bài viết.
3. Mục đích sử dụng
- Đăng ký và quản lý tài khoản: xác nhận tài khoản qua đăng nhập mạng xã hội, ngăn chặn lạm dụng, xử lý xóa tài khoản
- Tư vấn: tiếp nhận và trả lời yêu cầu, thông báo tiến độ (qua kênh bạn chọn, thông báo ứng dụng và hộp thông báo), yêu cầu và kiểm tra giấy tờ
- Cung cấp dịch vụ: thực hiện dịch vụ và hợp đồng du học, visa, thuế, nhà ở mà bạn đăng ký. Thông tin việc làm và kết nối việc làm chỉ thuộc mục đích này khi và nếu được cung cấp sau khi hoàn tất đăng ký, khai báo theo quy định pháp luật.
- Cá nhân hóa màn hình: dùng hồ sơ (tình trạng cư trú, loại visa, mối quan tâm) để hiển thị hướng dẫn phù hợp trước.
- [Đồng ý tùy chọn] Gợi ý cá nhân và ưu đãi đối tác: dùng hồ sơ để gợi ý dịch vụ và ưu đãi của trường, ngân hàng, môi giới đối tác… Không bao giờ dùng giấy tờ của bạn, và bạn có thể tắt bất cứ lúc nào.
- [Đồng ý tùy chọn] Tin tức và nhắc hạn: hạn nhập học, mùa khai thuế, cẩm nang mới
- Cộng đồng: vận hành bảng tin và chat, xử lý báo cáo, hạn chế tài khoản vi phạm quy tắc
- Thống kê và cải thiện: thống kê truy cập và tìm kiếm không xác định danh tính, đếm lượt hiển thị, lượt nhấp và số yêu cầu tư vấn của từng banner quảng cáo
4. Thời gian lưu trữ
Chúng tôi xóa thông tin cá nhân ngay khi hết thời hạn dưới đây hoặc đã đạt mục đích.
| Thông tin | Thời gian lưu |
|---|---|
| Tài khoản thành viên | Xóa ngay khi bạn xóa tài khoản (email, tên, ảnh, hồ sơ, liên kết đăng nhập, thông báo, bài đã lưu, lượt thích, danh sách chặn, push token) |
| Bài viết, bình luận và chat | Vẫn được giữ sau khi bạn rời đi để câu trả lời và cuộc trò chuyện của người khác còn liền mạch, và hiển thị là “Thành viên đã rời” (không có biệt danh, ảnh, quốc tịch). Bạn có thể tự xóa bài viết và bình luận trước khi rời; muốn xóa tin nhắn chat, hãy liên hệ người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân. |
| Ảnh đã gỡ | Ảnh của bài đã xóa hoặc bị quản trị viên gỡ được giữ 30 ngày để xem xét báo cáo, sau đó xóa |
| Tư vấn không ký hợp đồng | 12 tháng sau khi kết thúc tư vấn (tư vấn đang mở được coi là kết thúc nếu không có hoạt động trong 12 tháng) |
| Tư vấn có hợp đồng dịch vụ | 5 năm sau khi ký hợp đồng hoặc hoàn tất công việc (lâu hơn nếu luật yêu cầu) |
| Tư vấn sau khi xóa tài khoản | Vẫn áp dụng thời hạn lưu tư vấn ở trên. Với hồ sơ đang xử lý, chúng tôi tiếp tục liên hệ qua thông tin bạn đã để lại khi đăng ký. |
| Liên kết nộp giấy tờ | Chỉ dùng được trong 7 ngày kể từ khi gửi |
| Giấy tờ đã nộp | Tự động xóa 30 ngày sau khi hồ sơ kết thúc (hoặc sớm hơn, khi hết thời hạn lưu tư vấn) |
| Phiên đăng nhập | Web 30 ngày, ứng dụng 90 ngày (được gia hạn khi bạn sử dụng; xóa khi đăng xuất hoặc xóa tài khoản) |
| Thông tin đăng ký hợp tác | Trong thời gian hợp đồng hợp tác, sau đó theo thời hạn luật định (yêu cầu không được duyệt sẽ bị xóa 30 ngày sau khi thông báo kết quả) |
| Nhật ký truy cập | 1 năm (bao gồm 3 tháng lưu nhật ký đăng nhập theo Luật Bảo vệ bí mật thông tin liên lạc) |
5. Cung cấp cho bên thứ ba
Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba khi có sự đồng ý của bạn hoặc khi pháp luật quy định.
| Bên nhận | Mục đích | Thông tin | Thời gian lưu |
|---|---|---|---|
| Yesong Tax & Accounting (예송세무회계) (kế toán thuế có giấy phép, doanh nghiệp riêng) | Tư vấn thuế, quyết toán thuế cuối năm và khai hoàn thuế | Họ tên, quốc tịch, liên lạc, nội dung, giấy tờ thuế | Theo luật thuế sau khi kết thúc công việc |
| Trường hoặc môi giới bất động sản có giấy phép mà bạn chọn (và nhà tuyển dụng bạn chọn, nếu có dịch vụ kết nối việc làm) | Hỗ trợ nhập học, chuyển yêu cầu thuê nhà, ứng tuyển | Chỉ những mục cần thiết trong họ tên, quốc tịch, liên lạc và nội dung | Cho đến khi đạt mục đích |
Tư vấn thuế cần sự đồng ý này. Nếu không đồng ý, bạn chỉ nhận được thông tin chung. Chúng tôi không bán thông tin cá nhân.
6. Ủy thác xử lý thông tin
Chúng tôi ủy thác các công việc sau có liên quan đến thông tin cá nhân cho nhà cung cấp dịch vụ. Hợp đồng yêu cầu họ bảo vệ thông tin của bạn và chúng tôi giám sát việc này. Nếu nhà cung cấp hoặc công việc thay đổi, chúng tôi sẽ cập nhật chính sách này.
| Bên nhận ủy thác | Công việc |
|---|---|
| 주식회사 찬스 | Vận hành và bảo trì máy chủ dịch vụ |
| Google LLC (Google Cloud, khu vực Seoul — lưu tại Hàn Quốc) | Lưu trữ máy chủ, cơ sở dữ liệu và bản sao lưu |
| Nurigo Co., Ltd. (SOLAPI) | Gửi tin nhắn thông báo KakaoTalk và SMS (nếu bạn chọn KakaoTalk làm kênh liên lạc) |
| 650 Industries, Inc. (Expo) | Gửi thông báo đẩy của ứng dụng (chuyển ra nước ngoài, xem mục 7) |
7. Chuyển thông tin ra nước ngoài
Thông báo đẩy của ứng dụng
Để gửi thông báo đẩy của ứng dụng, chúng tôi chuyển thông tin cá nhân ra nước ngoài như sau.
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Bên nhận | 650 Industries, Inc. (Expo; liên hệ về quyền riêng tư: expo.dev/contact). Thông báo đi qua Expo và được Apple Inc. (APNs, iPhone — apple.com/legal/privacy/contact) hoặc Google LLC (Firebase Cloud Messaging, Android — googlekrsupport@google.com) chuyển tới thiết bị của bạn. |
| Quốc gia | Hoa Kỳ |
| Thời điểm và cách thức | Mỗi lần gửi thông báo, qua kết nối được mã hóa (HTTPS) |
| Thông tin | Push token, tiêu đề và nội dung thông báo, trang trong ứng dụng sẽ mở khi chạm vào, số thông báo chưa đọc |
| Mục đích | Gửi thông báo đẩy của ứng dụng |
| Thời gian lưu | Trong thời gian cần để gửi thông báo (theo chính sách của từng nhà cung cấp) |
| Cách từ chối | Tắt thông báo KOVIA trong ứng dụng hoặc trong cài đặt thiết bị, hoặc đăng xuất. Khi bạn đăng xuất hoặc xóa tài khoản, push token sẽ bị xóa. Khi tắt thông báo đẩy, bạn vẫn xem được mọi thông báo trong hộp thông báo của dịch vụ. |
Messenger nước ngoài
Nếu bạn chọn messenger của doanh nghiệp nước ngoài — Telegram, WhatsApp (Meta), Zalo hoặc Facebook Messenger (Meta) — làm kênh liên lạc, tin nhắn qua kênh đó (xác nhận, cập nhật tiến độ, trả lời của tư vấn viên và tin nhắn của bạn) sẽ đi qua máy chủ của doanh nghiệp đó và được xử lý theo chính sách bảo mật của họ. Nếu không muốn, hãy chọn kênh khác như email hoặc KakaoTalk. Chúng tôi không nhận giấy tờ qua messenger và không lưu tệp đính kèm gửi qua đó.
8. Quy trình và cách xóa
- Một tác vụ tự động thường xuyên kiểm tra và xóa ngay thông tin đã hết thời hạn lưu. Yêu cầu xóa tài khoản được xử lý ngay lập tức.
- Khi xóa một hồ sơ tư vấn, chúng tôi xóa họ tên, liên lạc, nội dung, thông tin bổ sung, ghi chú, lịch sử xử lý, kết nối messenger và giấy tờ đã nộp, chỉ giữ bản ghi thống kê (loại dịch vụ, ngày gửi, kết quả…).
- Lý do xóa tài khoản (nếu bạn ghi) được lưu trong nhật ký công việc nội bộ, với những nội dung trông giống số điện thoại hoặc email được che đi.
- Để thông tin đã xóa không còn trong bản sao lưu phục hồi sự cố, bản sao lưu được tự động xóa sau 30 ngày.
- Tệp điện tử được xóa theo cách không thể khôi phục; tài liệu giấy được cắt hủy hoặc đốt.
9. Quyền của bạn
- Bạn có thể yêu cầu xem, sửa, xóa thông tin, ngừng xử lý hoặc rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào.
- Bạn có thể tự xóa tài khoản tại Cài đặt tài khoản > Xóa tài khoản (cùng menu trên web, web di động và ứng dụng). Nếu bạn đăng nhập bằng Apple, liên kết Đăng nhập bằng Apple cũng bị thu hồi.
- Bạn có thể thay đổi hồ sơ và đồng ý tùy chọn (gợi ý cá nhân và ưu đãi đối tác) bất cứ lúc nào trong Sửa hồ sơ.
- Với các yêu cầu khác, chẳng hạn về hồ sơ tư vấn, hãy liên hệ người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân (mục 12) kèm mã tham chiếu. Chúng tôi trả lời trong 10 ngày.
- Người đại diện theo pháp luật hoặc người được bạn ủy quyền cũng có thể yêu cầu (cần giấy ủy quyền).
- Chỉ người từ 14 tuổi trở lên mới đăng ký tư vấn được. Với trẻ dưới 14 tuổi, người đại diện theo pháp luật phải đăng ký và thực hiện các quyền này.
10. Biện pháp bảo mật
- Thông tin liên lạc, nội dung yêu cầu, giấy tờ đã nộp và ID messenger được lưu ở dạng mã hóa (AES-256)
- Mã đăng nhập chỉ được lưu dưới dạng băm một chiều, không lưu bản gốc
- Xác thực hai bước cho nhân viên và phân quyền truy cập theo nhiệm vụ
- Lưu nhật ký mỗi lần xem và tải xuống thông tin cá nhân
- Chỉ nhận giấy tờ qua liên kết dùng một lần, tự động xóa khi hết thời hạn lưu
- Xóa vị trí và siêu dữ liệu khác khỏi ảnh cộng đồng; tự động ẩn các dãy số trông giống thông tin cá nhân
- Mã hóa đường truyền (HTTPS); máy chủ đặt tại khu vực Seoul của Google Cloud với quyền truy cập quản trị bị giới hạn
11. Cookie và công nghệ tương tự
Chúng tôi không dùng cookie quảng cáo hay công cụ phân tích của bên thứ ba. Chỉ dùng các cookie dưới đây, cần cho dịch vụ hoạt động và để đo hiệu quả banner quảng cáo của chính chúng tôi.
| Cookie | Mục đích | Thời hạn |
|---|---|---|
| kv_lang | Ghi nhớ ngôn ngữ bạn chọn | 1 năm |
| kv_view | Ghi nhớ bạn chọn giao diện PC hay di động | 1 năm |
| kv_s | Giữ trạng thái đăng nhập | 30 ngày (xóa khi đăng xuất hoặc xóa tài khoản) |
| kv_oauth | Chống giả mạo trong bước đăng nhập Google | 10 phút |
| kv_q | Cho phép mở lại các yêu cầu tư vấn bạn đã gửi trên thiết bị này | 1 năm |
| kv_ref | Nếu bạn đến từ một banner quảng cáo của chúng tôi, ghi nhớ mã banner; nếu sau đó bạn đăng ký tư vấn, mã này được lưu cùng yêu cầu để đếm số yêu cầu theo từng banner (đo hiệu quả quảng cáo) | 7 ngày |
Cài đặt hiển thị (ngôn ngữ, loại visa bạn chọn, bộ lọc tìm trường) chỉ lưu trong bộ nhớ trình duyệt và không gửi cho chúng tôi. Thay cho cookie, ứng dụng dùng mã đăng nhập lưu trên thiết bị (90 ngày); mã này bị vô hiệu trên máy chủ khi bạn đăng xuất hoặc xóa tài khoản.
Thống kê truy cập chỉ đếm theo ngày, ngôn ngữ, thiết bị và chuyên mục, lượt hiển thị và nhấp banner, số lần dùng mỗi từ khóa — không gắn với cá nhân bạn. Bạn có thể chặn cookie trong cài đặt trình duyệt, nhưng nếu chặn cookie đăng nhập (kv_s) thì các chức năng cần đăng nhập sẽ không hoạt động. Nếu bổ sung công cụ phân tích, chúng tôi sẽ công bố tại đây trước khi áp dụng.
12. Người phụ trách bảo vệ thông tin cá nhân
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Người phụ trách | 송용권 (Giám đốc) |
| Giờ làm việc | Thứ Hai–Thứ Sáu 09:00–18:00 (KST) |
Mọi câu hỏi, khiếu nại hoặc yêu cầu khắc phục liên quan đến thông tin cá nhân, vui lòng gửi về liên hệ trên. Chúng tôi sẽ trả lời và xử lý ngay.
13. Nơi hỗ trợ khác
Nếu cần tư vấn về vi phạm thông tin cá nhân hoặc giải quyết tranh chấp, bạn có thể liên hệ các cơ quan công sau của Hàn Quốc.
| Cơ quan | Liên hệ |
|---|---|
| Trung tâm báo cáo vi phạm thông tin cá nhân (KISA) | privacy.kisa.or.kr · 118 |
| Ủy ban Hòa giải tranh chấp thông tin cá nhân | www.kopico.go.kr · 1833-6972 |
| Viện Kiểm sát Tối cao | www.spo.go.kr · 1301 |
| Cơ quan Cảnh sát Quốc gia Hàn Quốc | ecrm.police.go.kr · 182 |
14. Thay đổi chính sách
Chúng tôi thông báo thay đổi trên dịch vụ 7 ngày trước khi có hiệu lực (30 ngày với thay đổi bất lợi cho bạn).